ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT TRISAPTA EKA MAJU

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan semakin pesatnya perkembangan peranan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini yang sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis, baik secara individual, instansi pemerintah, ataupun swasta. Perkembangan informasi mempunyai peranan yang sangat penting didalam suatu usaha menciptakan kemajuan di semua bidang yang diperuntukan bagi kepentingan manusia pada umumnya. Sistem informasi juga merupakan salah satu bagian penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktifitas, baik dalam memperoleh informasi, mengolah, dan mengunakan informasi tersebut terutama untuk kepentingan intern perusahaan.

PT TRISAPTA EKA MAJU sebagai perusahaan yang bergerak di bidang elektronik memerlukan pengolahan sistem informasi yang baik, dimana kebijakan-kebijakan dan keputusan yang diambil berdasarkan informasi yang diperoleh akan  berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan terutama untuk memperoleh keuntungan semaksimal mungkin. 

Sebagai perusahaaan yang bergerak dalam bidang elektrik khususnya kabel di daerah Bandung, sistem penjualan dapat dilakukan secara langsung melalui toko-toko ataupun melalui perusahaan baik luar maupun dalam kota Bandung, tanpa melalui perantara atau agen-agen terlebih dahulu dan penjualan dapat dilakukan secara glosir atau eceran. Proses yang dilakukan sekarang adalah melalui penjualan langsung ataupun pemesanan langsung melalui fax atau telepon. Untuk persediaaan bahan baku diperoleh melalui pemesanan secara langsung pada distributor atau supplier.

Mengingat pentingnya masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem informasi pengolahan dan pengaturan terhadap persediaan barang dan penjualan barang. Informasi barang di dalam gudang sangatlah berpengaruh terhadap perusahaan terutama dalam menentukan aktifitas perusahaan baik transaksi pembelian ataupun penjualan, dimana informasi mengenai stok minimium dan arus keluar masuk barang yang mempengaruhi persediaan, karena pengendalian persediaan merupakan kegiatan utama untuk mengontrol efektifitas dan efisiensi barang dan penjualan.

Informasi yang disajikan adalah untuk menunjang kegiatan perusahaan khususnya untuk membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Dengan adanya masalah ini, penulis bermaksud merancang suatu sistem pengolahan data persediaan barang dan penjualan barang yang baik, guna tercapainya tujuan perusahaan.

Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk mengadakan suatu penelitian dan menyusun permasalahan tersebut seperti dalam hal sistem penjualan dan sistem persediaan barang pada PT TRISAPTA EKA MAJU. Sehingga penulis dapat mengangkat topik tersebut dengan judul “ Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada PT TRISAPTA EKA MAJU “ di Jalan Kembar I no 34 Bandung Jawa-Barat.

1.2  Identifikasi Masalah

Mengingat perkembangan teknologi semakin meningkat, akan mengakibatkan semakin efektifnya suatu pekerjaan yang dikerjakan dengan salah satu fasilitas dari perkembangan teknologi yang kian marak yaitu komputer. Selain akan membawa dampak yang baik, pekerjaan yang dibantu dengan komputer prosesnya akan terasa lebih efisien.

Berangkat dari keinginan penulis untuk mewujudkan ide tersebut, maka diidentifikasikan pokok-pokok permasalahan sebagai berikut :

1.     Pemantauan informasi persediaan masih dilakukan secara manual, sehingga terjadi ketidakakuratan dalam pemrosesan informasi keadaan barang.

2.     Proses penjualan masih dilakukan secara manual.

3.     Kelemahan dalam proses pengolahan informasi yang ada, sehingga terjadi ketidakakuratan informasi yang berpengaruh terhadap aktivitas perusahaan terutama laporan untuk pihak manajemen perusahaan.

1.3  Pembatasan Masalah dan Rumusan Masalah

Dalam proses kerja PT TRISAPTA EKA MAJU ini terdapat banyak Sub-sub bagian, sehingga dengan adanya pembagian sub bagian ini sangat dimungkinkan terjadi kesibukan bagi karyawannya. Untuk itu, penulis menyadari bahwa penulis tidak dapat menguraikan dan meneliti semua permasalahan secara keseluruhan mengingat waktu dan kemampuan penulis yang sangat terbatas.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis akan membatasi masalah-masalah yang ada dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

1.3.1   Ruang Lingkup Permasalahan

Ruang lingkup masalah yang dibahas adalah sistem informasi penjualan dengan proses tunai ( proses kredit tidak dibahas secara penuh ) yang menunjang sistem persediaan barang ( penjualan dan pembelian ) di perusahaan. Untuk penjelasan masalah aktur dan retur baik penjualan dan pembelian tidak penulis bahas secara penuh. Permasalahan dari proses penjualan dibatasi dengan memesan barang melalui telepon atau fax ke Bagian Penjualan atau Pembelian tanpa melalui perantara terlebih dahulu. Permasalahan proses persediaan hanya dibatasi dengan persediaan barang jadi.

1.3.2   Penyelesaian Masalah

Masalah yang dihadapi akan diselesaikan dengan cara menganalisis terhadap sistem penjualan dan sistem persediaan barang yang ada yaitu :

1.     Analisis sistem penjualan

Dimulai dari proses pemesanan barang, pemeriksaan barang, pembuatan faktur, surat jalan, pembuatan laporan stok, hingga pembuatan laporan penjualan barang.

2.     Analisis sistem persediaan

Dimulai dengan penerimaan barang jadi, pembuatan laporan stok, hingga pembuatan laporan persediaan barang jadi.

1.3.3   Struktur Organisasi yang terlibat

Struktur organisasi yang terlibat di dalam perusahaan ini adalah terdiri dari :

1.     Entitas Internal : Staff Gudang, Staff Administrasi Penjualan dan  Pembelian, Staff Marketing, Staff Accounting, dan Staff Finance.

2.     Entitas External :  Customer, Direktur, Supplier.

1.4  Maksud dan Tujuan

1.4.1   Maksud Penelitian

Secara umum maksud dan tujuan dari diadakannya kerja praktek yang dibebankan pada penulis adalah merupakan suatu kewajiban prasyarat untuk dapat mengikti ujian sidang kelulusan program Sarjana ( S1 ) Manajemen Informatika dan Komputer STMIK – LIKMI Bandung. Selain itu juga penelitian ini dilakukan dengan maksud :

1.     Bagi perusahaan yang bersangkutan

Diharapkan hasil dari penelitian berguna untuk memperbaiki sistem informasi penjualan dan persediaan barang yang diharapkan akan memberikan informasi yang cepat dan akurat guna membantu tercapainya tujuan dari perusahaan yang bersangkutan.

2.     Bagi penulis

Penulis berharap hasil dari penelitian ini dapat memberikan sebuah pengalaman dan pengetahuan dalam mempelajari dan menganalisis suatu penerapan dalam sistem persediaan barang dan sistem penjualan pada perusahaan yang sesungguhnya.

1.4.2   Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari diadakannya tugas praktek ini adalah untuk membekali mahasiswa dengan pengalaman kerja yang sesuai dengan materi pengalaman yang telah diberikan. Penulis juaga memperoleh wawasan mengenai dunia kerja nyata melalui kerja praktek.

Dari latar belakang masalah yang telah ada, maka tujuan penelitian perancangan sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut :

1.     Memperbaiki sistem informasi persediaan barang menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memaksimalkan tingkat produksi.

2.     Mengubah sistem lama menjadi sistem yang terkomputerisasi dalam proses penjualan, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memperoleh laba yang maksimum.

3.     Meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

4.     Membantu mengatasi masalah-masalah yang ada dalam perusahaan.

5.     Merancang sistem informasi manajemen penjualan dan persediaan barang untuk dimanfaatkan oleh perusahaan.

1.5  Metodologi Penelitian

Penulis berusaha memperoleh data-data yang lengkap dengan menggunakan metode-metode yang digunakan dalam perusahaan untuk proses penelitian. Tugas Akhir ini hanya membahas mengenai hal-hal yang berhubungan dengan penjualan kabel dan persediaan kabel dari sistem informasi yang sudah ada.

Adapun data metodologi penelitian yang penulis gunakan, dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini melalui :

1.     Observasi

Penulis melakukan survei dan pengamatan langsung melalui kerja praktek pada PT TRISAPTA EKA MAJU untuk memperoleh data-data primer beserta informasinya.

2.     Interview

Penulis memperoleh data melalui wawancara langsung dengan pimpinan PT TRISAPTA EKA MAJU ataupun dengan pihak-pihak yang terkait dengan pokok permasalahan yang diteliti agar kelengkapan data lebih baik.

3.     Analisis Dokumen

Penulis menganalisis dokumen-dokumen yang dipakai pada sistem yang sedang berjalan seperti mengumpulkan format-format data masukkan, data keluaran, formulir-formulir laporan, serta brosur-brosur lainnya yang dianggap perlu sebagai dasar untuk merancang yang lebih baik.

4.     Metode Analisis Sistem

Penulis mengumpulkan, menyajikan, serta menganalisis sistem yang ada sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas terhadap objek yang akan diteliti.

5.     Metode Perancangan

Penulis merancang suatu sistem yang terpadu dan terarah dari suatu objek baru dimana penulis fokus pada metode perancangan terstruktur melalui tahap :

a.     Pembuatan diagram prosedur kerja

b.    Pembuatan diagram aliran data

c.     Pembuatan kamus data

d.    Pembuatan deskripsi file

e.     Pembuatan rancangan formulir dan laporan

f.     Pembuatan logika program

6.     Penelitian Pustaka

Penulis menggunakan penelitian dengan mempelajari dan memahami catatan-catatan kuliah, buku-buku, dan sumber-sumber kepustakaan lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti untuk memperoleh bahan-bahan yang akan dijadikan landasan pemikiran dalam melihat dan membahas kenyataan yang ditemui dalam penelitian di lapangan.

1.6  Waktu dan Lokasi Penelitian

Untuk memperoleh data yang objektif dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis melakukan penelitian langsung dari lokasi di PT TRISAPTA EKA MAJU, khususnya dalam hal penjualan dan persediaan barang yang berlokasi di Jalan Kembar I no 34 Bandung. Penulis melaksanakan penelitian atau kerja praktek sekitar 40 jam lebih sesuai dengan kesepakatan penulis dengan pimpinan dari pihak PT TRISAPTA EKA MAJU. Penelitian ini  dilakukan mulai dari bulan September 2003.